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Translated by: Andrea Aragón Hernández and Raquel Friedman Arnillas
Original writer: Spencer Philips
Por casi 10 años el sistema de información para estudiantes (Student Information System) de la Universidad ha tenido una parte muy importante - y muchas veces de los momentos más llenos de ansiedad -- en muchos de los eventos que son parte de la vida estudiantil. SIS no solo informa a cada estudiante sobre su admisión a la universidad, también es el lugar donde se buscan y registran los cursos, donde se pueden revisar las notas finales, pagar la matrícula, acceder su expediente de cursos, y donde eventualmente se aplica para la ceremonia de graduación. Mucha de la información privada también se puede encontrar en el sistema. Sin embargo, muchos estudiantes han estado disgustados con SIS, y han descrito la plataforma como anticuada, ineficiente y difícil de usar. Algunos dicen que quieren que la plataforma funcione más eficazmente.
Y aunque algunos de los oficiales administrativos están de acuerdo que la interfaz del sitio web puede ser mejorada, consideran SIS lo suficientemente desarrollado como para manejar las tareas complicadas y delicadas para cuales el programa fue sido diseñado. Ulteriormente, es probable que la universidad cambie de plataforma en los próximos años.
Una historia breve de SIS
A principios de los 2000s, los administradores universitarios decidieron reemplazar la plataforma ISIS --- el inflexible organizador central que la universidad había estado usando desde los 19990s como el sistema de registros para estudiantes. ISIS no podía manejar la creciente demanda para servicios de matriculación y tenía problemas con las registraciones, lo cual ocasionó que los administradores buscarán una plataforma que mejor pudiera manejar las funcionalidades en línea.
Los estudiantes en esos tiempos estaban igualmente disgustados con la plataforma ISIS. I frecuentemente fallaba durante las las registraciones de cursos que se hacían en línea, lo cual enfadaba a ambos los estudiantes y la facultad. El equipo de Cavalier Daly escribió en un editorial del 2003 que “la oficina del registrador universitario debería designar una gran cantidad de recursos con el propósito de encontrar un nuevo sistema de registro que pudiera manejar mejor las tareas en las que ISIS fallaba.”
Sin embargo, actualizar el sistema iba a ser una tarea enorme que requería la cooperación y coordinación de todas las escuelas de la universidad además de la facultad y los departamentos administrativos. Además, implementar una plataforma tan compleja y dinámica con las especificaciones que la universidad requería para el manejo de información personal no iba a ser barato. La universidad, siguiendo un periodo de deliberada consideración, decidió trabajar con Oracle PeopleSoft Campus Solutions, una negociación que costó $51.2 millones.
En Marzo del 2008, la universidad empezó a gradualmente implementar a SIS, y estudiantes de preparatoria interesados en aplicar a la universidad fueron los primeros en usar la nueva plataforma. Ellos quienes fueron aceptados ese año y decidieron matricularse en la universidad usaron SIS para aplicar por ayuda financiera, revisar sus cartas de aceptación, pagar [por la matrícula e inscribirse en cursos para su primer semestre.
Estudiantes que ya estaban inscritos en la universidad se inscribieron para cursos solo usando SIS por la primera vez en Marzo del 2009 al mismo tiempo que el resto de la universidad hacia la transición completa de ISIS a SIS.
“El sistema entró en vivo a tiempo y dentro del presupuesto, y funcionó exactamente como habíamos esperado,” dijo Tracy C. Pettit, el Director de Applicaciones de admisión para estudiantes dentro del departamento de servicios tecnológicos, en un correo electrónico al Cavalier Daily.
Cuando se implementó el programa, las opiniones de los estudiantes sobre la nueva plataforma fueron variadas. Algunos estudiantes sometieron quejas acerca de la funcionalidad de la plataforma, y mientras que otros estudiantes pensaban que SIS mejoró el proceso de inscripción a cursos.
Para estudiantes que usaban SIS en sus teléfonos móviles también existe una plataforma móvil que también permite que los estudiantes accedan muchas de las funcionalidades de la plataforma desktop desde sus dispositivos portátiles.
SIS: 10 años después
Haza Belafia un estudiante que se transfition a la universidad y está en su segundo año estudiando relaciones exteriores y español en la escuela de artes y sciencias. El ha tomado varios cursos universitarios de ciencias de computación, y se considera un estudiante con un un buen conocimiento de la tecnología. A pesar de esto un conocimiento completo de como usar la plataforma SIS le elude.
“Debería ser más fácil considerando la universidad a la que vamos,” dijo Belfia. “Todo lo demás corre perfectamente excepto el único sistema que es importante para los estudiantes.”
Los estudiantes dicen que el programa ha empezado a lucir señas de su edad. Algunos piensan que el diseño de la pagina pricipal es desorganizado y difícil de navegar, y se siente como si el diseño de la plataforma se ha vuelto anticuado.
“No parece que esté actualizado,” dijo Sejal Kapoor un estudiante de segundo año en la escuela de las artes y sciencias. Kapoor cree que la mayoría de los estudiantes -- incluyéndose a sí misma-- en gran medida no les gusta el sistema.
“No es muy fácil de usar,” dijo Kapoor. “Tiene un texto muy pequeño, con un montón de cosas que no pensarías en explorar si alguien no te dijera qué puedes encontrar en ellas.”
Belafia ha tenido problemas similares con el diseño de la plataforma.
“Debería de estar mejor diseñada,” Belfaia dijo.”Tienes que seguir un montón de pasos para solo encontrar tu agenda semanal… deberías poder inscribirte en cursos mientras estés en esa misma página.” Muchos estudiantes dicen que los problemas del sistema son más que mal diseño estético. “ Es difícil de navegar, le toma mucho tiempo cargar, y siempre hay problemas con el sistema fallando o necesitando muchas horas de mantenimiento,” dijo Belfia.
Las frustraciones involucradas con usar SIS para cosas como registración de cursos ha allanado el camino para una proliferación de sitios independientes que reformatear y reorganizan la información que se encuentra en SIS. “Lou’s List”, un sitio desarrollado por un profesor de física de la universidad llamado Lou Bloomfield, mina la información - nombres de cursos, descripciones, horarios, profesores, y ubicaciones--- directamente de SIS cada hora y la reorganiza de una manera que los estudiantes consideran más fácil de usar.
Además SIS is la primera intectuacion que estudiantes nuevos tienen con la universidad- es donde los estudiantes son aceptados, someten sus depósitos, y si son estudiantes que se transfirieron se registran en cursos-- todo antes de llegar a Grounds. Mientras que muchos estudiantes eventualmente aprended cómo usar SIS a medida que avanzan sus estudios en la universidad, muchos creen que aprender cómo navegar la plataforma en los primeros días de haber sido aceptados, o hasta antes de llegar a la universidad es una tarea muy difícil.
Los problemas que Belfia ha tenido con SIS empezaron inmediatamente después de haber llegado a la universidad. Ell ha tenido problemas desde la primera vez que trato de acceder el sistema, y ha tenido que llamar la línea de ayudas de SIS varias veces para tratar de lidiar con el problemas del sistema para pagos.
“Fue una mal introducción para la escuela, porque fue durante orientación del verano, cuando todos apenas se estaban acostumbrando al sistema,” Belfia dijo.
Kapoor tuvo una experiencia frustrante similar con SIS en sus primeros días en U.Va.
“En mi orientación, no nos ayudaron [a navegar SIS] mucho. Yo tenia una amiga que era un estudiante de; tercer año cuando llegue a la universidad, y ella hizo todo por mi y me enseñó cómo usar el programa,”dijo Kapoor.
El departamento de información en servicios tecnológicos, cual supervisa la plataforma, está satisfecho con la plataform en general, pero sí reconoce los problemas que los estudiantes tienen con la plataforma.
“En general, sí, la administración, los departamentos y las escuelas están satisfechos con SIS,” Petit dijo. “Lo único en que nosotros creemos que se podría mejorar es la interfaz de los estudiantes. Oracle no ha hecho un muy buen trabajo para mejorar el diseño de la interfaz desde la perspectiva de los estudiantes.”
Con el fin de ayudar a los estudiantes navegar las complejidades de SIS, la escuela mantiene un Centro de ayudas de SIS para los estudiantes, este centro tiene una página de preguntas comunes y sus respuestas e incluye pasa para usar la plataforma, con una línea de ayuda por teléfono que está disponible a estudiantes las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Y hasta tienen un canal de YouTube con videos instructivos de como hacer cosas básicas en SIS.
Mientras algunos estudiantes dicen que SIS no es fácil de usar y que le falta un aspecto de funcionalidad, otros están mucho más satisfechos con otras aplicaciones de la escuela come U.Va. Collab, una plataforma que los estudiantes usan para bajar archivos y recursos de los profesores, pueden revisar notas, y subir trabajos.”
“Yo creo que [U.Va. Collab[ is el mejor programa comparado con SIS,” dijo Belafia. “Es muy fácil de navegar, y todos los profesores suben sus recursos a él, es un buen lugar para encontrar las cosas que necesitas. Hay diferentes archivos y pestañas, y tiene un diseño más fácil de navegar. Nunca he tenido problemas con Collab.”
Manteniendo seguridad, el futuro
La universidad ha tenido varios incidentes de ataques cibernéticos en los últimos años. El más reciente fue en el 2015, donde los hackers pudieron acceder a los datos personales y la información financiera de casi 1,400 facultad universitaria a través de un esquema de phishing.
A medida de que crecen las preocupaciones sobre la privacidad y la seguridad de la información que contiene el sistema, la estructura de SIS ha evolucionado para incorporar más medidas de seguridad cibernética. Desde los ataques cibernéticos, la escuela ha tomado medidas para salvaguardar aún más la información privada de la facultad y estudiantes, al requerir que todos los estudiantes se autentíqueses en un proceso de dos pasos para poder acceder las cuentas protegidas por NetBadge antes del 16 de abril. En este proceso, los estudiantes deben verificar su identificación con un dispositivo diferente cuando inician una sesión en sus cuentas de NetBadge.
"El proceso de autenticación de dos pasos proporciona protección adicional para los usuarios que pueden ser víctimas del phishing con contraseña", dijo Pettit.
Aunque Siempre se debe tener precaución cuando uno está manejando información personal en el internet, ITS parece confiar en la seguridad de sus sistemas.
"La plataforma SIS es altamente segura para proteger los datos confidenciales que alberga", dijo Pettit. "Continuarán existiendo programas de seguridad para mejorar la protección de los datos en todos los sistemas de la Universidad- cada vez hay más actualizaciones para mantenerse al tanto con el desarrollo de nuevas amenazas cibernéticas.”
Aunque la plataforma es segura, el futuro de SIS no está claro. Independientemente de qué sean los planes para la plataforma, los oficiales administrativos dicen que están comprometidos a hacer lo que sea necesario para mantener SIS tan actualizado y seguro como sea posible.
"ITS continuará mejorando SIS, hasta que sea reemplazado, algo que no pasará por los siguientes tres o cinco años", dijo Pettit. "Hay planes para reemplazar la mayoría de los sistemas administrativos-- como recursos humanos, finanzas y SIS en los próximos años ... Actualmente hay dos proveedores que están desarrollando nuevos sistemas para estudiantes, y los estamos observando de cerca".
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